POLITICA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

I. OBJETO


La adopción de las siguientes políticas y procedimientos tiene la finalidad de establecer las reglas
para el tratamiento de los datos personales y así mismo garantizar el adecuado cumplimiento de la
Ley 1581 de 2012.


II. ÁMBITO DE APLICACIÓN – ALCANCE


La Política se aplicará a las bases de datos administradas por OSPINAS Y CIA y cuando el
tratamiento de datos se realice en el territorio Colombiano.
Las disposiciones contenidas en esta Política también serán aplicables a cualquier base de datos
personales que se encuentre en custodia de OSPINAS, como responsable o encargado del
tratamiento.
III. DEFINICIONES


IV. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS


La sociedad OSPINAS Y CIA S.A. con domicilio en la ciudad de Bogotá en la calle 79 B No. 5 -81 es
la responsable del tratamiento de datos personales.
La dirección Jurídica y Servicio al cliente de OSPINAS tendrán a su cargo la implementación,
capacitación y observación de la presente Política. El área de Servicio al Cliente fue designada como
responsable de la atención de los procedimientos de consulta y reclamos ante los Titulares o
causahabientes, o cualquier solicitante.


V. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA


La presente Política se aplicará y obligará a las siguientes personas:
1. Representante Legal de OSPINAS
2. Personal interno de la OSPINAS, directivos o no, que se encarguen de la custodia y
tratamiento de datos de carácter personal.
3. Contratistas, personas naturales o jurídicas, que presten servicios a OSPINAS bajo
cualquier modalidad.
4. Los accionistas, revisores fiscales y aquellas personas con las cuales exista una relación
legal de orden estatutario.
5. Las demás personas que establezca la ley.


VI. DERECHOS DE TITULARES


Los titulares de los datos personales contenidos en las BASES DE DATOS de propiedad de
OSPINAS, tiene los derechos descritos a continuación, en cumplimiento de las garantías
fundamentales consagradas en la constitución y la Ley.
El ejercicio de estos derechos es y será gratuito e ilimitados por parte del titular del dato personal,
sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
1. Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales
2. Derecho de Actualizar los datos cuando hayan tenido alguna variación.
3. Derecho de ratificar los datos que resulten inexactos, inexistentes o incompletos.
4. Derecho de Cancelar los datos personales o de suprimir cuando sean excesivos, no
permitidos, o el tratamiento contrario a las normas.
5. Derecho a solicitar Prueba de la autorización otorgada a OSPINAS para el tratamiento de los
datos.
6. Derecho de Revocar el Consentimiento o autorización proporcionada a OSPINAS para un
tratamiento con determinada finalidad, salvo en casos contemplados por la ley y/o sea
necesario para un marco contractual específico. La solicitud de revocación o supresión se
realizará mediante la presentación de un reclamo conforme al procedimiento dispuesto en
esta Política.
7. Derecho a Presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o
la entidad que fuera competente, así como las acciones pertinentes, para la protección de
datos. OSPINAS se obliga a dar respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades
competentes en relación con estos derechos.
8. Derecho de Oponerse al tratamiento de sus datos personales.


VII. DEBERES DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS


VIII. FINALIDAD


El tratamiento de los datos tiene las siguientes finalidades, dependiendo la actividad y relación
contractual:
1. Para el envío de información de trabajadores y familiares.
2. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de
OSPINAS.
3. Para el fortalecimiento de las relaciones entre OSPINAS y los clientes, mediante el envío de
información, atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR´s) por parte de Servicio al
Cliente, la evaluación de calidad del servicio al cliente y la invitación a eventos organizados
y patrocinados por OSPINAS.
4. Para la promoción y desarrollo de nuevos productos y servicios.
5. Analizar, evaluar y estudiar los hábitos de consumo de los titulares, hacer segmentación del
mercado.
6. Para actividades de mercadeo, estadística, de investigación y demás propósitos comerciales
que no contravengan la legislación.
7. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos, y en cumplimiento de
cualquier solicitud o mandatos judicial o legal.


IX. TRATAMIENTO


Teniendo en cuenta los destinatarios de la presente Política, OSPINAS tendrá el siguiente
tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
9.1. Tratamiento de Datos Personales relacionados con Recursos Humanos
El tratamiento de datos respecto de los empleados, contratistas y aquellas personas que se
postulen para vacantes seguirá el siguiente procedimiento:
Durante cualquier proceso de selección, OSPINAS informara de manera anticipada, las reglas
aplicables al tratamiento de datos suministrados y obtenidos dentro del referido proceso. Al momento
de finalización del proceso, los datos de candidatos que no fueron seleccionados serán entregados a
las personas, salvo que los titulares autoricen la destrucción de los mimos. La información obtenida
de las personas no seleccionadas durante todo el proceso (resultado de pruebas psicotécnicas y/o
entrevistas) será eliminada conforme a lo dispuesto por el principio de finalidad.
Los datos personales de las personas seleccionadas para las vacantes y en general de cualquier
empleado de OSPINAS, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando las normas
dispuestas en esta Política. La finalidad del tratamiento es a administración de la relación contractual
entre OSPINAS y el empleado, para lo cual el Departamento de Recursos Humanos es el único que
tiene accedo a dicha información.
Terminada la relación laboral, OSPINAS procederá a realizar el almacenamiento de los datos
conforme a las medidas de seguridad de la Compañía. OSPINAS no entregará información a
terceras personas, salvo autorización expresa y por escrito del Titular y o en los casos previstos por
la Ley.
9.2. Tratamiento de los Datos Personales de los Accionistas
Los datos Personales de los accionistas de OSPINAS, se considera información reservada y se
encuentra registrada en los libros de Comercio. El tratamiento solamente obedecerá a las finalidades
previstas en el Código de Comercio y a lo establecido estatutariamente.
9.3. Tratamiento de Datos Personales de Proveedores
Los datos personales que sean suministrados con relación a un proceso de contratación, serán
aquellos pertinentes, necesarios y no excesivos para la determinada ejecución del contrato. Si en
ocasión del contrato se requiere información de empleados de los proveedores, está será verificada
para el fin correspondiente y será devuelta al proveedor.
Los proveedores se comprometen a cumplir con la Política establecida, en caso que OSPINAS
entregue datos personales de empleados.
En los diferentes documentos jurídicos y contratos se realizará la previsión correspondiente
respecto al tratamiento de datos personales.
9.4. Tratamiento de datos Personales en General
En los casos que por la relación jurídica o comercial sea necesario el tratamiento de datos
personales, OSPINAS se compromete a informar y obtener la debida autorización del Titular de los
datos cumpliendo lo aquí establecido y garantizando los derechos del Titular.


X. AUTORIZACIÓN


OSPINAS realizará el tratamiento de datos personales a aquellos datos que son pertinentes y
adecuados para la finalidad para lo cual son recolectados o requeridos, para tal fin solicitará
autorización previa, expresa e informada de los titulares de los Datos Personales.
1. El consentimiento deberá ser otorgado de manera previa por el titular, a más tardar en el
momento de recolección de datos.
2. La autorización expresa requiere que el consentimiento se otorgue de manera concreta y
explicita, OSPINAS proporcionara los siguientes medios:
• Por escrito, diligenciamiento de un formato.
• Oral mediante una conversación telefónica o una videoconferencia.
3. OSPINAS utilizará los medios más adecuados para que puedan ser objeto de consulta
posterior.
Casos en los cuales no es necesaria la autorización del Titular:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

XI. PROHIBICIONES


11.1. Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, queda prohibido el tratamiento de
datos personales de niñas, niños y adolescentes, salvo en aquellos casos datos que sean
de naturaleza pública.
11.2. Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, exceptuando algunos casos descritos
en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, para lo cual se requiere autorización explícita,
informada y previa del Titular. Para el tratamiento de datos sensibles, OSPINAS además del
otorgamiento de la autorización, deberá: (i) Informar al Titular que por tratarse de datos
sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento; y (ii) Informar los datos considerados
como sensibles y cuál será la finalidad de su tratamiento.

XII. PERSONAS A LAS CUALES SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN

La información respecto al tratamiento de los datos personales podrá ser suministrada a las
siguientes personas:
1. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas y administrativas que en ejercicio de sus funciones o por orden
judicial lo requieran.
3. Terceros autorizados por el Titular o por la ley.

XIII. TEMPORALIDAD DEL DATO

Los datos Personales se conservarán de acuerdo a los principios de necesidad y razonabilidad,
temporalidad y conforme a lo dispuesto a las normas que regulan la conservación y temporalidad de
la información.

XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE DATOS

OSPINAS se compromete al uso correcto y tratamiento de los datos personales, para lo cual la
compañía cuenta con medidas administrativas, técnicas y humanas, protocolos de seguridad
respecto a la protección de la información tanto en medios electrónicos como en físicos, evitando su
pérdida, adulteración, consulta o uso no autorizado.
OSPINAS no se responsabiliza por cualquier perjuicio o problema que se ocasione por fallas
técnicas o el ingreso indebido de terceras personas a la base de datos.

XV. PROCEDIMEINTOS

Los titulares de los datos personales que son objeto de tratamiento podrán en cualquier momento
ejercer sus derechos a conocer, actualizar, suprimir, modificar y ratificar información así como
revocar la autorización otorgada a OSPINAS. Para tal efecto se seguirá el siguiente procedimiento
para Consultas o Reclamos conforme a lo establecido en la normatividad vigente.
15.1. Departamento Responsable de la atención de consultas y reclamos.
El departamento encargado de la atención de peticiones, reclamos y consultas es la Gerencia de
Mercadeo- Servicio al cliente. No obstante, este departamento tendrá una comunicación con las
demás áreas de la compañía como es la Dirección Jurídica, Gerencia de Mercadeo con el objetivo
de garantizar lo aquí establecido y lo que ordena la Ley.
15.2. Objeto
La presentación de la solicitud de consulta o reclamo deberá de contener los hechos que sustentan
la queja, reclamo o consulta, la dirección y datos de contacto del solicitante y los anexos necesarios.
Los titulares podrán solicitar lo siguiente:
• Información sobre el tratamiento de los datos personales.
• Prueba de la autorización
• Solicitud de revocación de la autorización o supresión de datos personales.
• Corrección o actualización de la información.
• Reclamos respecto al incumplimiento de los deberes o vulneración de derechos
respecto a la Ley de Protección de Datos Personales.
Los Titulares o sus causahabientes deberán de acreditar su identidad de la siguiente manera:
• Solicitudes por escrito, adjuntar copia del documento de identidad.
• Los causahabientes deberán de acreditar con el documento más idóneo el
parentesco.
• Los apoderados, presentaran copia del poder autenticado y del documento de
identidad.
15.3. Canales de Información
OSPINAS proporciona los siguientes canales de comunicación para la atención, recepción y
respuesta de reclamos y consultas:
- Correo electrónico
- Dirección Física (Comunicación dirigida a Servicio al Cliente)
- Teléfonos
15.4. Término de Respuesta y procedimiento
Las CONSULTAS serán atendidas por OSPINAS en un término máximo de diez (10) días hábiles
desde la fecha de la recepción; cuando no fuere posible dar la respuesta en el anterior término,
OSPINAS manifestará por escrito las razones de la demora y dará respuesta en un término que no
excederá cinco (5) días hábiles después siguientes al vencimiento del término.
Los RECLAMOS presentados por los Titulares o sus Causahabientes que tengan como objeto la
corrección, actualización o supresión de Datos Personales, o cuando se advierta un posible
incumplimiento de cualquiera de los deberes, el procedimiento a seguir es:
1. El reclamo se formulará ante OSPINAS siguiendo las indicaciones estipuladas en el literal B.
2. Si la reclamación se encuentra incompleta, OSPINAS requerirá al solicitante dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la reclamación para que subsane las
fallas.
3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante haya
presentado la información requerida se entenderá DESISTIDO el reclamo.
4. En caso de que OSPINAS no sea el competente para atender la reclamación, en un término
de dos (2) días hábiles remitirá dicha reclamación e informará al interesado lo ocurrido. Si
OSPINAS no conoce la persona o entidad competente a quien deba trasladarse, informará
de inmediato al solicitante con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. En caso de estar completa la reclamación, se incluirá en la Base de Datos correspondiente
la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que finalice el trámite.
6. El término máximo para atender la reclamación es de quince (15) días hábiles contados a
partir de la presentación. Cuando no fuere posible atender el reclamo en ese tiempo, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo,
que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término,
15.5. Requisito de Procedibilidad
El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una
vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

XVI. MODIFICACIONES

OSPINAS se reserva el derecho de modificar estas políticas en su totalidad o parcialmente. Los
cambios sustanciales que se generen serán comunicados al titular a más tardar al momento de
implementar las políticas.

XVII. LEGISLACION APLICABLE

El actuar de OSPINAS se rige en todo momento por el Artículo 15 de la Constitución Política de
Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de
2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

XVIII. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 12 de Septiembre de 2014.